Firma documentos 3x más rápido con Validocus IA

Gestionar tus firmas con Validocus es muy sencillo, seguro y está pensado paso a paso para que todo salga perfecto tanto para ti como para quienes van a firmar:

1. 1 Sube tu documento: Comienza cargando el archivo que necesitas firmar en el formato indicado y agrega los datos básicos para identificarlo fácilmente.
2. 2 Invita a los firmantes: Agrega la lista de personas que deben firmar. Si requieres algún soporte adicional (como una copia del documento de identidad o un certificado), puedes pedírselo directamente en este paso.
3. 3 Revisa y valida: A medida que firman, tú mismo verificas cada firma de forma manual para asegurarte de que todo coincida y la identidad sea la correcta.
4. 4 ¡Listo y respaldado! Una vez confirmes las firmas, el trámite se cierra y la plataforma genera de inmediato el documento firmado junto con todo su respaldo legal.

Así de claro y transparente: tú mantienes el control de principio a fin, y tus firmantes disfrutan de una experiencia cómoda y sin enredos.

Las partes del acuerdo deben validar con alguna de las siguientes opciones:

1. Firmar electrónicamente haciendo su firma en pantalla e indicar en vídeo que están de acuerdo con el documento mencionando la fecha actual o especificando un mensaje definido por el emisor.
2. Sólo con la firma.

Todo tipo de documentos entre ellos: acuerdos, validaciones o certificaciones, contratos, actas en formato PDF.

Validocus fue cuidadosamente diseñado por un grupo interdisciplinario, entre ellos abogados expertos en temas digitales, derecho comercial, contratación y derechos de autor. Por lo tanto, Validocus® está ajustado por completo a las leyes colombianas, por esto es 100% legal contratar con nuestra herramienta.

Para quien firma, menos de 10 segundos: abre el enlace, revisa el documento, firma y graba su video. Para ti como emisor, cargar el PDF y configurar a los firmantes toma 1 o 2 minutos. Comparado con imprimir, firmar y escanear, ahorras de 15 a 30 minutos por firmante.

El SARLAFT es el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. Es una regulación de obligatorio cumplimiento diseñada por la Superintendencia Financiera de Colombia para entidades vigiladas, incluyendo establecimientos bancarios, compañías aseguradoras, sociedades fiduciarias, cooperativas financieras y comisionistas de bolsa.

Su finalidad principal consiste en impedir que estas organizaciones sean empleadas como vehículo canalizador de fondos ilegales o recursos destinados a actividades terroristas. Esto se logra mediante políticas institucionales rigurosas, protocolos de debida diligencia sobre cada cliente y controles internos que blindan la confianza del mercado y la solvencia del negocio.

La normativa vigente exige estructurar el sistema en cuatro etapas continuas e interdependientes: identificación de los riesgos inherentes, medición de su probabilidad de ocurrencia e impacto económico, adopción de controles operacionales efectivos, y un monitoreo periódico permanente orientado a individualizar operaciones inusuales o sospechosas antes de su materialización.

Cada fase demanda herramientas analíticas capaces de segmentar mercados considerando variables clave como contrapartes, productos, canales de distribución y jurisdicciones territoriales. Asimismo, la entidad debe resguardar soportes documentales completos que garanticen una auditoría transparente ante cualquier inspección ordinaria de los entes reguladores.

El sistema exige consultar obligatoriamente listas internacionales vinculantes como las sanciones del Consejo de Seguridad de la ONU y las listas restrictivas globales como OFAC (Lista Clinton). También abarca registros de Interpol, bases de datos de antecedentes penales, contralorías fiscales, procuraduría disciplinaria y los boletines de deudores morosos o empresas sancionadas.

Adicionalmente, se debe identificar con exactitud la condición de Persona Expuesta Políticamente (PEP) y evaluar a sus familiares o socios cercanos directos. En estos casos se aplican procedimientos de debida diligencia intensificada y perfilamiento transaccional riguroso, notificando inmediatamente cualquier reporte de operación sospechosa relevante ante la UIAF nacional.

Omitir la adecuada adopción del SARLAFT expone a la institución vigilada y a sus miembros directivos a severas sanciones administrativas fijadas por la Superintendencia Financiera. Estas medidas contemplan cuantiosas multas pecuniarias institucionales e individuales, órdenes de remoción inmediata del cargo e inhabilidades para desempeñar labores en el sector financiero.

En el terreno operativo y comercial, los efectos resultan devastadores: pérdida de líneas de crédito bancario internacional, cancelación unilateral de corresponsalías, daño grave a la reputación corporativa y la apertura de investigaciones penales en la Fiscalía General de la Nación contra administradores y oficiales de cumplimiento por presunta omisión de control preventivo.

El SAGRILAFT es el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). Es obligatorio para sociedades comerciales del sector real supervisadas por la Superintendencia de Sociedades de Colombia que alcancen los umbrales de ingresos o activos fijados en la ley.

Asimismo, aplica de manera directa a empresas dedicadas a actividades específicas reguladas, tales como el sector inmobiliario, comercialización de metales y piedras preciosas, construcción de edificaciones, transporte de carga, servicios jurídicos y firmas contables, las cuales deben documentar manuales de cumplimiento y estructurar matrices de riesgo adaptadas a su operación.

La diferencia primordial radica en la autoridad de supervisión y el sector económico al que van dirigidos: mientras SARLAFT regula a intermediarios financieros vigilados por la Superfinanciera, SAGRILAFT instruye a las empresas mercantiles del sector real bajo la tutela de la Superintendencia de Sociedades, atendiendo a la naturaleza comercial y productiva de cada entidad.

Por otra parte, SAGRILAFT incorpora de manera explícita la mitigación del financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM), requiriendo esquemas de debida diligencia simplificada o ampliada según el perfil de la contraparte, además de exigir la designación de un Oficial de Cumplimiento con requisitos de formación y autonomía específicamente reglamentados.

El Oficial de Cumplimiento, designado directamente por la Asamblea o Junta Directiva de la sociedad, asume el deber legal de diseñar, verificar y liderar la ejecución integral del manual y la matriz de riesgos. Es la persona encargada de evaluar y aprobar los protocolos de conocimiento de contrapartes, así como de realizar seguimiento continuo a las operaciones comerciales.

Entre sus obligaciones prioritarias figura la presentación de informes periódicos a los órganos de gobierno corporativo y la transmisión de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) ante la UIAF con total reserva. Su rol exige completa independencia jerárquica y técnica, evitando cualquier conflicto de interés que comprometa la rigurosidad ética de sus análisis preventivos.

Una plataforma digital especializada automatiza la verificación en tiempo real de documentos de identidad, números de NIT y beneficiarios finales frente a cientos de listas sancionatorias, vinculantes y restrictivas nacionales e internacionales. Esto suprime por completo los errores de la consulta manual y reduce tiempos de onboarding de contrapartes de días a escasos segundos.

Además, herramientas modernas integran monitoreo continuo con alertas tempranas, notificando al instante si un proveedor, cliente o empleado resulta involucrado en algún listado de riesgo con posterioridad a su vinculación. Esto asegura una custodia probatoria inalterable para sustentar auditorías internas y responder ágilmente a requerimientos de la Superintendencia.